Ce règlement décrit les règles d'utilisation du site arbre-e.ch et la manière dont l'association ARBRE traite les données personnelles, conformément à la loi fédérale sur la protection des données (nLPD).

1. Responsable du site et du traitement

Le site arbre-e.ch est exploité par l'association ARBRE, association des retraités de Groupe E et bénéficiaires de rentes.

Responsable du traitement des données : Association ARBRE · E-mail : info@arbre-e.ch · Formulaire : bouton « Nous contacter » (page Aide).

L'association ARBRE est responsable des données personnelles qu'elle traite dans le cadre de ses activités et de son site internet.

2. Objet du site et règles d'utilisation

Le site présente l'association ARBRE et informe ses membres et le public : actualités, activités, agenda, photos, informations pratiques et documents de l'association.

Les utilisateurs s'engagent à fournir des informations exactes dans les formulaires et à ne pas utiliser le site à des fins illicites, commerciales ou portant atteinte aux droits d'autrui.

L'association peut corriger ou retirer un contenu inexact, inapproprié ou contraire à ses intérêts. Pour protéger le site, le nombre d'envois par formulaire est limité par connexion internet.

3. Espace membres, connexion et covoiturage

Accès membres. Un membre se connecte en indiquant l'adresse e-mail qu'il a donnée à l'association ; il reçoit un lien personnel, valable une heure. Connecté, il ne voit que ses propres informations (inscriptions, état de sa cotisation) et l'entraide entre membres.

Espace comité. Il est réservé aux membres du comité. La connexion exige un mot de passe personnel et un code à 6 chiffres envoyé par e-mail (double vérification). La session se ferme après 60 minutes d'inactivité.

Covoiturage. Le service est réservé aux membres connectés via « Accès membres ». Le nom et le numéro de téléphone d'une personne qui demande une place sont transmis uniquement à la personne qui propose le trajet et au comité. Seuls la personne concernée, le conducteur et le comité peuvent retirer une demande ou une offre. Ces informations ne servent qu'à organiser le trajet et sont supprimées après l'activité.

4. Inscriptions aux activités

Les informations transmises lors d'une inscription (nom, prénom, coordonnées, nombre de places, remarques) servent à gérer l'inscription, organiser l'activité (transport, repas) et contacter la personne à ce sujet.

Le nom des participants et le nombre de places réservées apparaissent dans la liste des participants de l'activité, accessible uniquement aux membres connectés. Les coordonnées directes, les remarques éventuelles et l'état du paiement restent strictement confidentiels et ne sont visibles que par le comité.

Ces informations sont conservées le temps nécessaire à l'organisation et au décompte de l'activité, sous réserve des pièces à conserver pour des raisons comptables ou légales. N'indiquez pas d'informations de santé dans les remarques.

5. Photos, contenus publiés et liens externes

Photos et contenus publiés. Les photos prises lors de nos sorties et assemblées illustrent la vie de l'association. En participant aux activités, les membres acceptent la prise de vues d'ensemble et leur diffusion sur le site dans ce cadre associatif. Toutefois, le respect de la sphère privée prévaut : toute personne reconnaissable sur un cliché peut s'opposer à sa publication à tout moment ou demander son retrait immédiat via « Nous contacter » ou par e-mail. L'association supprime ou floute l'image concernée dans les meilleurs délais.

Le site peut contenir des liens vers des sites tiers. L'association n'est pas responsable de leur contenu ni de leurs pratiques en matière de protection des données.

6. Demande d'adhésion et formulaire de contact

Demande d'adhésion. Le formulaire recueille les données nécessaires à la tenue du fichier de l'association : nom, prénom, adresse e-mail et/ou numéro de téléphone, adresse postale, date de naissance, année de retraite, ancien service et fonction chez Groupe E, langue de correspondance, centres d'intérêt et une éventuelle remarque. Seuls le nom, le prénom et un moyen de contact sont obligatoires. Ces données servent à traiter la demande et à mettre à jour le fichier de gestion tenu hors ligne (section 7). Une fois la demande traitée, elle est supprimée du site ; si l'adhésion est acceptée, seules les données de gestion courante restent sur le site.

Nous contacter. Le formulaire recueille le nom, l'adresse e-mail et le message. Ces données servent à traiter la demande et à y répondre ; une confirmation (quittance) est envoyée à l'adresse indiquée. Le message est supprimé une fois la demande traitée.

Ces données ne sont accessibles qu'au comité.

7. Gestion des membres, cotisations et factures

L'association tient ses données de membres à deux endroits, chacun limité à ce qui est nécessaire :

Les données des membres ne sont jamais publiées. Seuls le nom, le rôle, le service, la fonction et la photo des membres du comité figurent sur la page « Le Comité ».

Factures. Les factures de cotisation ou de participation, avec bulletin de versement QR, sont envoyées par e-mail en pièce jointe ou, pour les membres sans e-mail, imprimées et envoyées par la poste à partir du fichier de gestion. Le comité note la date d'envoi pour éviter les doublons.

Comptabilité. Les cotisations et repas encaissés sont reportés dans la comptabilité de l'association, accessible au comité uniquement.

8. Durées de conservation

Les pièces comptables qui doivent être conservées plus longtemps sont archivées hors du site.

9. Hébergement et journaux techniques

Le site et ses données sont hébergés par Infomaniak, sur ses infrastructures en Suisse. Infomaniak traite des données techniques de consultation conformément à sa déclaration de protection des données et aux conditions du service souscrit par l'association.

Ces données peuvent comprendre l'adresse IP, la date et l'heure de la visite, les pages consultées et des informations sur le navigateur ou l'appareil. Les journaux d'accès servent au fonctionnement, à la sécurité et au dépannage du site. Leur durée de conservation, comme celle des sauvegardes techniques, est régie par les conditions d'Infomaniak en vigueur.

Pour limiter les abus, le site enregistre temporairement (24 heures au plus) une empreinte non lisible de l'adresse IP, jamais l'adresse elle-même.

L'association n'utilise aucun outil d'analyse d'audience ni outil publicitaire.

10. Bulletin de versement, cookies et stockage local

Bulletin de versement. L'outil « Créez votre bulletin de paiement » fabrique le PDF directement dans le navigateur de l'utilisateur : les informations saisies ne sont ni envoyées ni enregistrées sur le site. Les paiements reçus sont traités séparément dans la comptabilité.

Cookies. Le site n'utilise que des cookies nécessaires à son fonctionnement : un cookie de session, pour rester connecté (Accès membres ou Espace comité) ; pour le comité, un cookie « appareil de confiance » (30 jours), seulement si la personne le demande, afin de ne pas redemander le code de vérification.

Stockage dans le navigateur. Le site peut garder sur l'appareil de l'utilisateur la langue choisie et le nom saisi lors d'une inscription, pour reconnaître ses propres inscriptions. Ces informations restent sur l'appareil et s'effacent avec les données de navigation.

11. Sécurité, droits des personnes et modifications

Sécurité. L'accès aux données est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin. Les connexions sont chiffrées (https), le comité se connecte avec double vérification et le fichier de données du site n'est pas accessible depuis internet. Aucun système ne garantissant une sécurité absolue, l'association ne peut exclure tout incident. En cas de fuite présentant un risque élevé pour les personnes concernées, elle l'annonce au Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT). Tout problème de confidentialité peut être signalé à l'association.

Droits des personnes. Conformément à la législation fédérale sur la protection des données (nLPD), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Accès et information : savoir si nous traitons des données vous concernant et en recevoir une copie.
• Rectification : corriger toute donnée inexacte ou incomplète.
• Effacement et opposition : demander la suppression de vos données ou vous opposer à un traitement, sous réserve de nos obligations légales de conservation (notamment comptables).
• Portabilité : demander la remise de vos données fournies sous un format électronique usuel.

Pour exercer ces droits, adressez-vous à info@arbre-e.ch ou utilisez le formulaire « Nous contacter ». Pour des motifs de sécurité, une preuve d'identité pourra être demandée. Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la loi, vous avez également la possibilité de vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Modifications. L'association peut mettre à jour ce règlement lorsque ses activités, son site ou ses traitements évoluent. La version publiée sur le site est la version applicable.

12. Prudence face au piratage et aux faux e-mails

Des escrocs peuvent envoyer de faux e-mails ou de fausses factures au nom de l'association. Chaque membre est invité à rester vigilant :

• Vérifiez l'adresse de l'expéditeur. Les e-mails de l'association proviennent uniquement d'adresses se terminant par @arbre-e.ch (par exemple info@arbre-e.ch). Un nom affiché « ARBRE » ne suffit pas : regardez l'adresse complète.
• L'association ne vous demandera jamais votre mot de passe, un code de connexion, vos coordonnées bancaires ou un paiement urgent par e-mail, SMS ou téléphone.
• Le seul compte de l'association est l'IBAN CH70 0076 8015 0349 9600 5 (Banque Cantonale de Fribourg). Une facture qui indique un autre compte est une fraude.
• Le code de connexion reçu par e-mail ne se communique à personne, pas même à un membre du comité.
• Ne cliquez pas sur un lien ou une pièce jointe d'un e-mail inattendu ou suspect. Pour vous connecter, ouvrez vous-même le site arbre-e.ch.
• En cas de doute, ne payez pas et ne répondez pas : contactez l'association via « Nous contacter » ou par téléphone auprès d'un membre du comité. Signalez aussi tout e-mail suspect reçu au nom d'ARBRE.

Ce règlement est provisoire. Il sera validé par le comité de l'association ARBRE à la fin de l'année 2026.

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